Arquivo Local Completo

O Arquivo Local é uma das principais exigências documentais na gestão de preços de transferência. 

Ele reúne informações detalhadas sobre as transações controladas realizadas por uma entidade específica dentro de um grupo multinacional. 

Essa documentação é fundamental para demonstrar a conformidade com as normas fiscais e para minimizar riscos em auditorias e fiscalizações. 

Critérios para elaboração do Arquivo Local Completo

A obrigatoriedade de elaboração do Arquivo Local Completo depende do valor total das transações controladas realizadas pelo contribuinte no ano-calendário anterior, antes dos ajustes de preços de transferência:

1. Obrigatoriedade completa:

• Aplicável quando o valor total das transações controladas for igual ou superior a R$500.000.000,00.

O que deve conter no Arquivo Local Completo?

O Arquivo Local deve incluir informações detalhadas sobre as operações sujeitas ao controle de preços de transferência, incluindo:

Descrição das atividades do contribuinte

• Descrição da sua estrutura organizacional e funcional, a identificação das pessoas responsáveis pelas várias áreas de gestão e das pessoas a quem se reportam, com indicação do cargo que ocupam, da entidade em que atuam e da jurisdição desta entidade;

• A caracterização das atividades exercidas pelo contribuinte, com a identificação das suas áreas de negócio, das circunstâncias econômicas e do mercado em que atua, das estratégias negociais implementadas, suscetíveis de influenciar a determinação dos preços de transferência ou a repartição dos lucros ou prejuízos das operações e dos principais mercados geográficos de atuação, além da análise do desempenho econômico-financeiro;

• A descrição detalhada das operações de reestruturação de negócios e de transferência de intangíveis nas quais o contribuinte tenha participado ou sido afetado, inclusive em decorrência da alteração e/ou realocação de funções, ativos e riscos, ocorridas no ano-calendário e no ano-calendário anterior.

Identificação das entidades relacionadas

• Identificação de cada uma das entidades com as quais o contribuinte realiza operações, com a indicação do vínculo que as caracteriza como partes relacionadas, nos termos do art. 4º, e/ou da circunstância de que se trata de entidade caracterizada nas hipóteses mencionadas no § 1º do art. 1º.

Informações sobre as transações controladas

• Descrição de cada uma das transações controladas de que o contribuinte participa, informando o seu valor, o país de residência da contraparte e o contexto em que ocorrem;

• Justificativa sobre as circunstâncias que levaram à avaliação combinada das transações, se for o caso, nos termos do parágrafo único do art. 25;

• Descrição detalhada dos bens, direitos ou serviços objeto das transações controladas.

  

Termos e condições das transações controladas

• Do âmbito de intervenção das partes envolvidas, funções exercidas, ativos utilizados e riscos assumidos, quer pelo contribuinte, quer pelas contrapartes;

• Das condições de entrega dos produtos ou da prestação dos serviços e das atividades acessórias envolvidas, especialmente serviços pós-venda, assistência técnica e garantias;

• Do preço, da respectiva forma de cálculo, de seus pressupostos, das circunstâncias em que fica sujeito a revisão, da discriminação das respectivas regras e da explicação detalhada dos ajustes plurianuais de preços, se aplicável, indicando os efeitos quantitativos decorrentes de fatores ligados aos ciclos econômicos, e das condições de pagamento;

• Da duração acordada ou prevista e das modalidades de extinção admitidas; e

• Das penalidades e do respectivo procedimento de cálculo, inclusive dos juros de mora.

Circunstâncias econômicas e estratégias de negócio

• Circunstâncias econômicas das partes e do mercado em que operam;

• Estratégias de negócio e outras características consideradas economicamente relevantes; e

• Cópias dos contratos ou outros documentos que formalizem os acordos relacionados às transações controladas.

Aplicação das metodologias de Preços de Transferência

• Indicação e demonstração da aplicação do método ou dos métodos adotados para a determinação do preço de transferência e a indicação das razões da seleção do método considerado mais apropriado, com identificação dos pressupostos críticos assumidos na aplicação dessas metodologias;

• Informações necessárias para a determinação correta das funções desempenhadas, dos ativos utilizados e dos riscos assumidos pelas partes da transação controlada, de modo a demonstrar a seleção apropriada da parte testada, documentando as razões e as justificativas para tal seleção;

• Indicador considerado na análise, com a apresentação das razões e justificativas subjacentes à escolha efetuada;

• Indicação do número de períodos cobertos na análise de múltiplos anos, se aplicável, com a apresentação das razões e justificativas subjacentes à escolha efetuada;

• Identificação da base de dados ou outras fontes de informação externas utilizadas, apresentando as razões subjacentes à escolha efetuada, e anexando as telas de consulta que tenham sido utilizadas para a seleção dos comparáveis, potenciais e definitivos;

• Indicação e justificativa dos ajustes efetuados para eliminar as diferenças de comparabilidade existentes, inclusive com o fornecimento de informações que demonstrem a necessidade de cada um dos ajustes relativos às diferenças, com demonstração dos fundamentos para a realização dos ajustes, dos procedimentos adotados e dos cálculos efetuados e com detalhamento de todas as etapas seguidas, variáveis utilizadas e os resultados obtidos nos comparáveis;

• Indicação do valor ou intervalo de valores obtidos e a descrição das razões que permitem concluir que os termos e as condições praticadas nas transações controladas, com base na metodologia utilizada, estão em conformidade com o princípio previsto no art. 2º;

• Justificativa dos pressupostos utilizados em estudos econômico-financeiros;

• Descrição detalhada do método utilizado com fundamento no inciso VI do caput do art. 33, observado o disposto no art. 45;

• Explicitação dos ajustes de preços de transferência espontâneos e compensatórios realizados no ano-calendário;

• Qualquer outra informação considerada relevante para o delineamento da transação, da análise de comparabilidade das transações ou dos ajustes realizados, com vistas a determinação do preço com base no princípio previsto no art. 2º;

• Declaração de responsabilidade pelas informações e técnicas constantes de estudo técnico elaborado por terceiro, emitida por quem elaborou o estudo, caso o contribuinte apresente o referido estudo; e

• Cópias dos acordos prévios sobre preços de transferência, unilaterais, bilaterais ou multilaterais, de rulings e de quaisquer outros acordos ou orientações administrativas com administrações tributárias sobre preços de transferência, dos quais o Brasil não é parte e que estão relacionados a transações controladas.

Identificação dos comparáveis internos e externos

• Justificativa dos critérios utilizados na seleção e na rejeição dos comparáveis, acompanhada, quando cabível, das respectivas fichas técnicas e das análises de sensibilidade e segurança estatística;

• Análises efetuadas para avaliar o grau de comparabilidade entre as transações controladas e as transações não controladas consideradas e entre as entidades envolvidas, incluindo as respectivas análises funcionais, a sua informação financeira e as fontes de informação utilizadas;

• Datas em que a transação controlada e as transações entre partes não relacionadas foram realizadas; e

• Como a disponibilidade de informações de transações entre partes não relacionadas afetou a identificação das transações comparáveis mais confiáveis.

Informações contábeis do contribuinte

• Demonstrações contábeis para o ano-calendário, incluindo a discriminação por atividade ou área de negócio, quando necessária à aplicação do método de preços de transferência adotado; e

• Reconciliação entre os valores considerados quando da aplicação dos j selecionados e os valores das rubricas relevantes das demonstrações financeiras, nos casos em que isso se mostre necessário.

Informações sobre transferências de intangíveis

Contribuintes que não optaram pelo regime previsto na Lei nº 14.596, devem incluir no Arquivo Local de 2024 informações sobre transferências de intangíveis realizadas no ano-calendário de 2022. 

Essa exigência reforça a necessidade de transparência em operações anteriores relevantes para análise de preços de transferência.

Tradução de documentos estrangeiros

Os documentos relacionados a contratos e acordos tributários, redigidos em língua estrangeira, devem ser acompanhados de tradução simples para o português. 

A exceção é feita para documentos em inglês ou espanhol, cuja tradução será exigida apenas se solicitada pela autoridade fiscal.

Tradução oficial para instrução processual

Caso seja necessário para fins de instrução processual, a autoridade fiscal poderá requisitar a tradução oficial de documentos por tradutor público, garantindo a precisão e a conformidade jurídica.

Informações necessárias no Arquivo Local 

Para atender às exigências legais, o Arquivo Local deve conter uma série de informações específicas, como:

Transações que envolvam intangíveis

1. Identificação do intangível;

2. Determinação da titularidade do intangível;

3. Determinação das partes que desempenham as funções, utilizam ativos e assumem os riscos economicamente significativos associados às funções relevantes desempenhadas em relação ao intangível (desenvolvimento, aprimoramento, manutenção, proteção e exploração), com ênfase na determinação das partes que exercem o controle e possuem a capacidade financeira para assumi-los; e

4. Determinação das partes responsáveis pela concessão de financiamento ou pelo fornecimento de outras contribuições em relação ao intangível, que assumam os riscos economicamente significativos associados, com ênfase na determinação das partes que exercem o controle e possuem a capacidade financeira para assumi-los.

Intangíveis de difícil valoração

1. Especificação das incertezas na precificação ou na avaliação existentes no momento da realização da transação;

2. Informação detalhada das projeções utilizadas no momento da realização da transação, incluídas as que demonstram como os riscos foram considerados nos cálculos para a determinação do preço e as relativas à consideração de eventos e outras incertezas razoavelmente previsíveis, e à probabilidade de sua ocorrência; e

3. Descrição de como as incertezas foram endereçadas, demonstrando que a forma de as endereçar é consistente com a forma como partes não relacionadas o teriam feito.

Em transações com commodities

1. Fontes de informações de preços utilizadas;

2. Comprovação da data ou do período de datas acordado pelas partes da transação, incluídas as informações sobre a determinação da data ou do período de datas utilizado pelas partes da transação nas transações efetuadas com os clientes finais, partes não relacionadas;

3. Critério de precificação das transações, incluindo a fórmula e a explicação detalhada de cada uma das variáveis que a compõem, utilizadas para a fixação do preço;

4. Outras condições que possam afetar o preço, tais como os conceitos e valores considerados para a formação dos prêmios ou descontos pactuados sobre a cotação; e

5. Números dos recibos relativos à transação emitidos pelo sistema de que trata o art. 64, exceto na hipótese prevista no parágrafo único do art. 38.

Serviços intragrupo

1. Explicação sobre a política geral do grupo multinacional relativa à prestação de serviços entre seus integrantes;

2. Identificação dos tipos de serviços prestados e dos respectivos prestadores, do local a partir de onde são prestados e dos destinatários dos serviços;

3. Descrição dos benefícios efetivos e esperados para os destinatários;

4. Descrição da estrutura por meio da qual os serviços são prestados, com indicação sobre eventual existência de uma entidade central prestadora de serviços;

5. Descrição dos sistemas de custeio utilizados para a determinação das bases de custos globais, demonstrando e justificando os critérios de rateio dos custos indiretos;

6. Indicação dos critérios de identificação dos custos associados às atividades de sócio de que trata o § 4º do art. 23 da Lei nº 14.596, de 2023, a serem excluídos das bases de custos globais, por não resultarem em benefícios para as partes do contrato ou arranjo, conforme o disposto no inciso I do § 3º do art. 23 da referida lei;

7. Justificativa da margem de lucro aplicada ou do motivo pelo qual não é aplicada uma margem de lucro a determinados serviços;

8. Descrição da sistemática de faturamento, prazos, meios e formas de pagamento e quaisquer ajustes resultantes de diferenças entre custos orçados e custos incorridos;

9. Explicação sobre o modo como os novos serviços são integrados na sistemática de prestação de serviços e como é finalizada ou suspensa a prestação de um serviço; e

10. Explicação sobre a sistemática dos serviços sob encomenda.

Contratos ou arranjos de compartilhamento de custos

1. Identificação dos participantes e duração prevista para o contrato ou arranjo;

2. Natureza e os tipos de atividades desenvolvidas no âmbito do contrato ou arranjo, com a indicação das entidades que as desenvolvem e da localização geográfica onde são desenvolvidas;

3. Identificação das contribuições e riscos de cada participante com base na proporção dos benefícios que cada parte espera obter no contrato, explicitando os métodos e cálculos utilizados para determiná-los;

4. Pressupostos assumidos nas projeções dos benefícios esperados, a periodicidade de revisão das estimativas e a descrição do método previsto e os cálculos realizados para efetuar ajustes nas contribuições resultantes de alterações nos benefícios esperados;

5. Procedimentos previstos e os cálculos realizados para a determinação de compensações nos casos de alteração dos participantes ou de transferência dos direitos aos benefícios entre os participantes do contrato ou arranjo;

6. Procedimentos previstos e os cálculos realizados para a alocação entre os participantes dos resultados obtidos no caso de rescisão do contrato ou arranjo;

7. Método de custeio utilizado para o cálculo dos custos globais a repartir entre os participantes, os prazos, meios e formas de pagamento e quaisquer ajustes devidos face aos custos orçados;

8. Dados sobre eventuais subvenções públicas ou incentivos fiscais ligados às contribuições dos participantes, e seu respectivo impacto; e

9. Demonstração de que houve aplicação coerente dos critérios de rateio de custos para um dado serviço determinado.

Conclusão

O Arquivo Local é um instrumento crucial para assegurar a conformidade tributária nas operações de preços de transferência. 

Sua elaboração detalhada e precisa contribui para a transparência, reduz riscos fiscais e reforça a confiança das autoridades tributárias. 

Se sua empresa precisa de apoio para preparar ou revisar o Arquivo Local, agende uma reunião conosco. 

Nossos especialistas estão prontos para ajudar a assegurar a conformidade com a legislação vigente e a proteger seus interesses fiscais.